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Documento Maestro: Habeas Data

IPS DR. HELP SALUD INTEGRAL A SU HOGAR S.A.S.

Versión: 1.0 (Extensa)

Emisión: 2026-02-11

NIT: 900854445-3

Estado: Lista Publicación

0. Identificación del Responsable del Tratamiento

Razón Social: DR. HELP SALUD INTEGRAL A SU HOGAR S.A.S.

NIT: 900854445-3

Domicilio: Edificio Panorama, Cl. 31 #13a-51, Oficina 329, Bogotá D.C.

Sitio web: drhelp.com.co

Teléfono: 3202739021

Correo Habeas Data: administracion@drhelp.com.co

Horario: Lunes a Viernes, 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

1. Objetivo del Documento

Este documento cumple doble función:

Diagnóstico Integral (Compliance): identifica el marco normativo vigente en Colombia (protección de datos + salud), corrige riesgos típicos de plantillas genéricas y fija una hoja de ruta "accountability" para demostrar cumplimiento ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y autoridades del sector salud.
Política Oficial (Publicable): establece la Política de Tratamiento de Datos Personales para DR. HELP SALUD INTEGRAL A SU HOGAR S.A.S., con procedimientos claros para titulares (pacientes, acudientes, trabajadores, contratistas, proveedores) y anexos operativos listos.

2. Marco Normativo (Bloque de Legalidad) – Colombia

2.1. Protección de Datos Generales

Constitución Política, Art. 15 (Habeas Data, intimidad y buen nombre).
Ley Estatutaria 1581 de 2012 (régimen general de protección de datos personales).
Decreto 1377 de 2013 (reglamentación parcial) – compilado en:
Decreto 1074 de 2015 (DUR MinCIT), Capítulo de Protección de Datos.
Decreto 886 de 2014 (RNBD – Registro Nacional de Bases de Datos).
Circulares, guías e instrucciones vigentes de la SIC.

2.2. Salud y Régimen Sectorial

Resolución 1995 de 1999 (Historia Clínica: documento privado, obligatorio y sometido a reserva).
Resolución 839 de 2017 (conservación/retención de historia clínica y reglas de eliminación).
Ley 2015 de 2020 (Historia Clínica Electrónica Interoperable – IHCE).
Resolución 2654 de 2019 (parámetros de telesalud y telemedicina).
Resolución 1888 de 2025 (Resumen Digital de Atención en Salud – RDA).
Resolución 0465 de 2025 (habilitación: reglas sobre cámaras/grabación).

3. Diagnóstico Integral de Cumplimiento

3.1. Enfoque de Riesgo Reforzado (IPS Domiciliaria + TIC)

Dr. Help trata datos de salud (sensibles) en entornos con riesgos particulares. La SIC y el sector salud esperan "Responsabilidad Demostrada": no basta con un texto en la web; se requieren evidencias.

Movilidad

Recolección y consulta en campo (domicilios) mediante tabletas, celulares o portátiles.

Identificación

Verificación de identidad de pacientes, acudientes y profesionales.

Comunicación

WhatsApp, llamadas, SMS, correo, portal o videollamadas (según operación).

Interoperabilidad

Obligación progresiva de integrarse al ecosistema IHCE (RDA u otros mecanismos).

Proveedores Tecnológicos

Historia clínica, agenda, facturación, hosting, mensajería, videollamada, etc.

3.2. Matriz de Verificación Normativa

Tema	Norma	Exigencia	Evidencia Dr. Help
Habeas Data	Constitución Art. 15	Derecho a conocer/actualizar/rectificar	Política + canal PQRS + procedimiento
Régimen general	Ley 1581/2012	Principios, derechos, deberes, consultas y reclamos	Política + formatos + tiempos de respuesta
Autorización	D. 1074/2015	Autorización previa, expresa e informada; el silencio no vale	Formatos de autorización + logs
Datos sensibles (salud)	Ley 1581 / D.1074	Tratamiento restringido; aviso reforzado; no condicionar marketing	Autorización clínica separada de marketing
Historia clínica	Res 1995/1999	Privada, obligatoria y reservada; acceso restringido	Perfiles/roles + bitácoras + confidencialidad
Retención HC	Res 839/2017	Conservación por términos; eliminación con acta/edictos	Tabla retención + procedimiento eliminación
IHCE	Ley 2015/2020	Interoperabilidad progresiva; titularidad del dato en el paciente	Procedimiento de entrega/copia y trazabilidad
Telemedicina	Res 2654/2019	Información al paciente; riesgos tecnológicos; seguridad	Consentimiento específico telemedicina
RDA / IHCE	Res 1888/2025	Envío/transmisión con seguridad, confidencialidad y plazos	Plan de interoperabilidad + evidencias técnicas
Cámaras / Grabación	Res 0465/2025	Exigencias estrictas en procedimientos	Política de NO grabación por defecto
RNBD	D. 886/2014 + SIC	Registro si supera umbral; actualización anual; reporte incidentes	Cálculo UVT + decisión + registros de incidentes
Incidentes	SIC (RNBD)	Reporte de incidentes en plazos; gestión y mitigación	Protocolo de incidentes + bitácora

3.3. Hallazgos Críticos y Prevención

Hallazgo 1: Consentimiento Implícito (Prohibido)

Riesgo: Plantillas que dicen "si continúa, acepta" sin autorización válida.

Medida Dr. Help: Autoriza por medios que permitan prueba (firma, check, registro electrónico). No se graban llamadas; se usan formatos y registros en sistemas.

Hallazgo 2: Finalidades Demasiado Amplias

Riesgo: "Cualquiera permitida por la ley" vulnera principio de finalidad.

Medida Dr. Help: Finalidades específicas por público (pacientes / talento humano / proveedores / marketing).

Hallazgo 3: Mezclar Salud con Marketing

Riesgo: Condicionar atención médica a autorizaciones comerciales.

Medida Dr. Help: Autorizaciones separadas: (i) atención en salud / historia clínica (principal), (ii) marketing (secundaria, opcional).

Hallazgo 4: Transferencia Internacional sin Contrato

Riesgo: Hosting fuera de Colombia (Brasil) sin contrato de transmisión.

Medida Dr. Help: Contrato de transmisión con proveedor; cláusulas de seguridad; confidencialidad; control de accesos; salvaguardas SIC.

Hallazgo 5: Retención de Historia Clínica Incorrecta

Riesgo: Citar 20 años sin reconocer actualización sectorial.

Medida Dr. Help: Aplica la regla vigente de conservación conforme normativa aplicable en salud y procedimiento formal de eliminación.

3.4. Hoja de Ruta de Implementación ("Accountability")

Fase 1 — Inmediata (0 a 30 días)

Publicar Política y Aviso de Privacidad (web y canales).
Implementar formatos: autorización pacientes, acudientes, telemedicina, marketing, NNA.
Nombrar persona/área de Protección de Datos: Administración (administracion@drhelp.com.co).
Crear registro interno de solicitudes Habeas Data y PQRS.
Formalizar acuerdos de confidencialidad para personal asistencial y administrativo.

Fase 2 — Consolidación (30 a 90 días)

Inventario de bases de datos: Pacientes/HC, agenda, facturación, talento humano, proveedores, PQRS.
Mapa de flujos: captura, almacenamiento, acceso y tiempos de conservación.
Contratos con encargados: historia clínica, hosting Brasil (Hostinger), mensajería, videollamada, backup.
Protocolo de incidentes + capacitación interna.

Fase 3 — Auditoría (90 a 180 días)

Auditoría técnica de seguridad: accesos, cifrado, copias, borrado seguro, MDM para dispositivos.
Plan de interoperabilidad IHCE/RDA (según cronograma del Ministerio).
Simulacros de incidentes (pérdida de dispositivo, envío erróneo, acceso indebido).

4. Política Oficial de Tratamiento de Datos Personales

4.1. Ámbito de Aplicación

Esta Política aplica a todo dato personal tratado por Dr. Help en Colombia o en el exterior, en desarrollo de su objeto social y operaciones (salud domiciliaria, telesalud/telemedicina, gestión administrativa, talento humano, proveedores, facturación, calidad, PQRS). Es obligatoria para:

Personal asistencial (médicos, enfermería, auxiliares, terapeutas, etc.).
Personal administrativo.
Contratistas y proveedores que actúen como Encargados del Tratamiento.
Terceros autorizados por ley o por el titular.

4.2. Definiciones

Se adoptan las definiciones de la Ley 1581/2012 y del Decreto 1074/2015, incluyendo:

Dato personal: Cualquier información vinculada a una persona natural.

Dato sensible (salud): Los datos de salud, historia clínica, diagnósticos, tratamientos, exámenes y cualquier información clínica asociada. Exigen protección reforzada.

Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.

Responsable: Persona que decide sobre el tratamiento (Dr. Help).

Encargado: Persona que realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión.

Transferencia: A otro Responsable. Transmisión: A Encargado por cuenta del Responsable.

4.3. Principios Rectores

Legalidad Finalidad Libertad Veracidad o Calidad Transparencia Acceso y Circulación Restringida Seguridad Confidencialidad

4.4. Categorías de Titulares y Finalidades

A. Pacientes, Usuarios y Acudientes (Datos Sensibles)

Finalidades Principales (necesarias para la prestación):

Prestación de servicios de salud domiciliaria: valoración, diagnóstico, tratamiento, seguimiento y coordinación asistencial.
Gestión de historia clínica: apertura, diligenciamiento, custodia, acceso y conservación conforme normativa.
Gestión de citas/agendamiento, triage y seguimiento clínico/administrativo (SIN grabación de llamadas).
Teleorientación / Telemedicina / Videoconsulta: autenticación, continuidad asistencial, gestión de consentimientos, seguridad y registro clínico.
Gestión administrativa: facturación, cartera, glosas, verificación de derechos con pagadores (EPS/aseguradoras).
Calidad y seguridad del paciente: auditorías internas, indicadores, gestión de PQRS, mejora continua.
Reportes obligatorios por ley: autoridades sanitarias y de vigilancia.

Finalidades Secundarias (opcionales y separadas):

Educación en salud, campañas preventivas y comunicaciones informativas.
Marketing / promocionales de servicios Dr. Help (SOLO con autorización independiente, revocable y sin condicionar la atención).

B. Talento Humano (Trabajadores, Contratistas, Aspirantes)

Selección y contratación.
Gestión de nómina/pagos, seguridad social, ARL, control de turnos.
Verificación de habilitaciones, registros y antecedentes permitidos por ley (p.ej., ReTHUS).
Formación, control de calidad, cumplimiento de protocolos, y gestión de riesgos laborales.
Gestión disciplinaria interna, cuando aplique.

C. Proveedores y Aliados

Gestión contractual, órdenes de compra, pagos.
Verificación de cumplimiento de deberes legales.
Control de acceso a instalaciones o activos informáticos, cuando proceda.

D. Seguridad (Física y Digital)

Gestión de incidentes de seguridad de la información.
Control de accesos lógicos a sistemas.

Nota: Dr. Help, como sede administrativa, podrá contar con mecanismos de seguridad del edificio (p. ej. CCTV del edificio). Si Dr. Help implementa videovigilancia propia, informará con avisos visibles y aplicará la regulación vigente.

4.5. Autorización del Titular

La autorización para tratamiento de datos personales se solicita de manera previa, expresa e informada, mediante formatos físicos, medios electrónicos, checkboxes, firmas digitales o mecanismos equivalentes que permitan conservar prueba.
Para datos sensibles (salud), Dr. Help informa el carácter sensible del dato, las finalidades y los derechos del titular. Las finalidades secundarias (p.ej. marketing) requieren autorización separada.
Excepciones: Dr. Help podrá tratar datos sin autorización previa únicamente en los casos permitidos por ley (urgencias, requerimientos de autoridad competente, o finalidades estrictamente necesarias conforme marco legal).

4.6. Derechos de los Titulares

Conocer, actualizar y rectificar sus datos.

Solicitar prueba de la autorización (cuando aplique).

Ser informados sobre el uso dado a sus datos.

Presentar quejas ante la SIC por infracciones.

Revocar autorización y/o solicitar supresión cuando proceda (con limitaciones de conservación HC).

Acceder a la historia clínica y obtener copia, en los términos de la normativa de salud.

4.7. Canales y Procedimiento para Consultas y Reclamos (Habeas Data)

Canal Oficial:

Correo: administracion@drhelp.com.co

Teléfono: 3202739021

Dirección: Edificio Panorama, Cl. 31 #13a-51, Of. 329, Bogotá D.C.

Horario: Lunes a Viernes 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

Requisitos Mínimos de la Solicitud:

Nombre e identificación del titular (o representante).
Descripción clara de la solicitud (consulta, corrección, supresión, revocatoria, copia HC).
Datos de contacto para respuesta.
Soportes, si aplica (poder, registro civil, documento de representación).

Términos (Ley 1581/2012):

Consultas: máximo 10 días hábiles (prorrogable según norma).

Reclamos: máximo 15 días hábiles; si no es posible, se informará motivo y nueva fecha.

4.8. Tratamiento de Datos de Niños, Niñas y Adolescentes (NNA)

Dr. Help trata datos de NNA exclusivamente cuando responda al interés superior del menor y se garantice el respeto de sus derechos fundamentales.
La autorización la otorga el representante legal; cuando sea apropiado, se escucha la opinión del menor según su madurez.

4.9. Historia Clínica: Reserva, Acceso, Custodia y Conservación

La historia clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva.
Acceso: solo el titular, el equipo de salud y autoridades competentes en los casos previstos por ley; y terceros autorizados por el titular o por norma aplicable.
Conservación/retención: Dr. Help aplica los plazos y reglas vigentes y conserva la trazabilidad de la última atención.
Eliminación: cuando legalmente proceda, se realiza mediante acta y el procedimiento formal aplicable (incluyendo publicaciones/edictos cuando corresponda).

4.10. Telesalud / Telemedicina

Cuando Dr. Help preste servicios por teleorientación, teleconsulta o videoteleconsulta:

Información al Usuario

Modalidad, alcance, limitaciones clínicas, riesgos tecnológicos y medidas de privacidad.

Seguridad Garantizada

Integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información transmitida.

Registro Clínico

Toda atención se registrará en la historia clínica del paciente.

4.11. No Grabación de Llamadas (Regla Dr. Help)

Dr. Help NO graba llamadas telefónicas entrantes/salientes.
Puede conservar registros administrativos mínimos (fecha/hora, canal, número de caso) para gestión operativa y PQRS, sin almacenar audio.
Si en el futuro Dr. Help decide implementar grabación, solo lo hará con información previa y autorización válida, definiendo finalidades, tiempos de retención y procedimiento de acceso.

4.12. Grabación de Actos Clínicos / Videovigilancia (Regla General: No)

Dr. Help, por defecto, NO graba procedimientos clínicos ni instala cámaras con fines de grabación clínica.
Si por razones excepcionales y justificadas llegara a implementarse, se aplicarán requisitos reforzados: información previa, consentimiento específico y evidencia documental conforme normativa vigente.

4.13. Encargados del Tratamiento (Proveedores) y Contratos

Cuando Dr. Help contrate terceros que traten datos por cuenta de Dr. Help (Encargados), se exigirá:

Contrato de transmisión de datos: finalidades, alcance, obligaciones de seguridad, confidencialidad, soporte de derechos del titular, sub-encargados, auditoría y devolución/supresión.
Medidas técnicas: cifrado, control de accesos, logs, backups, segregación de ambientes, mínimos privilegios.
Deber de notificar incidentes y apoyar respuesta.

4.14. Transferencias y Transmisiones Internacionales (Hosting en Brasil)

Dr. Help declara que parte de su infraestructura tecnológica (APP/portal de telemedicina) puede operar en servidores en Brasil.
Se implementan: (i) contrato de transmisión con el proveedor, (ii) cláusulas de seguridad y confidencialidad, (iii) evaluación de riesgos, (iv) control de accesos, (v) planes de continuidad y respaldo, y (vi) salvaguardas adicionales que exija la SIC.
Dr. Help informará al titular sobre esta circunstancia cuando sea pertinente y mantendrá trazabilidad de los proveedores y su rol (Encargado/Responsable).

4.15. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) – SIC

Dr. Help evaluará anualmente si está obligado a registrar sus bases de datos en el RNBD, según el umbral de activos (100.000 UVT).
Independientemente de la obligación de registro, Dr. Help mantendrá protocolos de atención de incidentes y cumplimiento de derechos de titulares.

Ejemplo de Cálculo (referencial):

UVT 2026: $52.374 COP → Umbral 100.000 UVT: $5.237.400.000 COP (activos). Este cálculo debe confirmarse cada año con UVT vigente y estados financieros.

4.16. Reporte y Gestión de Incidentes de Seguridad

Dr. Help entiende como incidente, entre otros:

Pérdida/robo de dispositivo con acceso a datos

Acceso no autorizado a sistemas

Envío erróneo de información clínica

Filtración o exposición accidental

Malware / Ransomware

Protocolo Mínimo:

Contención inmediata.
Evaluación de impacto (tipo de dato, volumen, titulares).
Mitigación (cambios de claves, bloqueo, recuperación).
Registro del incidente (bitácora).
Notificación a autoridades y/o titulares cuando corresponda según lineamientos SIC.
Acciones correctivas y preventivas.

4.17. Medidas de Seguridad (Técnicas, Humanas y Administrativas)

Técnicas

Control de accesos por rol, contraseñas robustas y doble factor.
Cifrado en tránsito (TLS) y protección en reposo.
Backups y pruebas de restauración.
Registro de actividad (logs) y alertas.
MDM o reglas de seguridad para dispositivos en campo.

Humanas

Acuerdos de confidencialidad.
Capacitación periódica (Habeas Data + reserva HC + ciberseguridad).
Política de escritorio limpio y manejo seguro de información impresa.

Administrativas

Inventario de bases de datos.
Gestión documental (retención y eliminación).
Contratos con proveedores (Encargados).
Auditorías internas y seguimiento.

4.18. Vigencia, Actualización y Publicación

Esta Política rige desde su publicación en los canales oficiales de Dr. Help. Se actualizará:

Mínimo una vez al año, y
Cada vez que haya cambios sustanciales normativos, tecnológicos u operativos.

5. Anexos Operativos (Listos para Uso)

Anexo A — Aviso de Privacidad Corto (Web/WhatsApp)

DR. HELP SALUD INTEGRAL A SU HOGAR S.A.S. (NIT 900854445-3) es Responsable del Tratamiento de sus datos personales. Trataremos sus datos, incluyendo datos de salud (sensibles), para servicios domiciliarios, historia clínica y facturación. Usted puede ejercer sus derechos en administracion@drhelp.com.co.

Anexo B — Autorización Paciente/Acudiente

Yo, _______________ identificado con __________, autorizo a DR. HELP S.A.S. para tratar mis datos sensibles de salud con la finalidad de prestación de servicios, historia clínica y facturación. Entiendo mis derechos y canales de atención.

Anexo E — Consentimiento para Telemedicina

Declaro comprender la modalidad remota, sus riesgos tecnológicos y autorizo el tratamiento de datos para este fin. Entiendo que Dr. Help NO graba la videoconsulta por regla general.

Anexo H — Bitácora de Incidentes

Formato de registro interno para pérdida de dispositivos, accesos indebidos o malware, con reporte obligatorio a la SIC en 15 días hábiles.